Ein Wechsel des ERP-Systems auf eine komplett neue Systemlandschaft ist für jedes Unternehmen ein herausfordernder Prozess, der sehr oft unterschätzt wird. Um es gleich vorab zu sagen: Ein neues ERP-System einzuführen, ist nicht mit der Installation eines neuen Druckertreibers oder eines MS-Office-Pakets gleichzusetzen.

Das ERP-System ist das digitale Herzstück Ihres Unternehmens. Alle Kernprozesse – vom Einkauf und der Lagerhaltung über den Verkauf bis hin zur Buchhaltung – sind unzertrennlich mit dem System verbunden. Daher ist es fundamental, sich als Erstes ein klares Bild über den aktuellen End-to-End-Prozess (IST-Prozess) in Ihrem Haus zu machen.

Warum die IST-Prozess-Analyse unverzichtbar ist

Bevor Sie in eine neue Software investieren, müssen Sie wissen, wo Sie stehen: Wo gibt es Berührungspunkte zum aktuellen ERP? Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit diesen Abläufen?

Eine gründliche IST-Aufnahme nimmt oft mehrere Wochen in Anspruch, liefert Ihnen am Ende aber ein wertvolles Gesamtbild aller Betriebsabläufe. Dabei werden die Bottlenecks (Flaschenhälse) und Schwachstellen gnadenlos aufgedeckt.

Die wichtigsten Schritte bei der Aufnahme des IST-Prozesses:

Visualisierung der Flüsse: Der Informationsfluss, der im Laufe des Prozesses zum Materialfluss wird, muss schematisch und transparent dargestellt werden.

Einbindung der Fachbereiche: Gemeinsam mit den Abteilungen wird definiert, wo es Verbesserungsbedarf gibt und an welchen Stellen das aktuelle System bereits sehr gut performt. Es ist wichtig, alle Kernprozesse von Anfang bis Ende zu beleuchten.

Schnittstellen analysieren: Reibungspunkte bilden oft Schnittstellen zu Peripherie-Programmen. Diese dürfen auf keinen Fall unterschlagen werden. Oft existiert eine Schnittstelle oder eine „Schatten-IT“ (z. B. aufwendige Excel-Listen) nur deshalb, weil das alte ERP-System bestimmte Funktionen nicht abbilden konnte.

Zukunftsfähigkeit & Konformität prüfen: Werden alle gültigen Konformitäten, wie ISO-Normen oder Zertifikate eingehalten? Welche künftigen Richtlinien könnten für Ihr Geschäftsmodell kritisch werden und bei Nichtbeachtung zu rechtlichen Problemen oder dem Verlust von Zertifizierungen führen?

Datenqualität bewerten (Ergänzung): Ein neues System ist nur so gut wie die Daten, die es verarbeitet. Im IST-Prozess sollte auch geprüft werden, wie sauber die aktuellen Stammdaten gepflegt sind, um Altlasten nicht ins neue System zu migrieren.

Aus all diesen gewonnenen Erkenntnissen wird abschließend eine fundierte Fit-Gap-Analyse abgeleitet, die genau zeigt, was das neue System zwingend können muss.

Vor der Software kommt die Prozessoptimierung

Mit dem Blick auf ein neues ERP-System ist es empfehlenswert, bereits vor dem Start der neuen Software mit der Anpassung und Optimierung der Abläufe zu beginnen und den neuen Prozess zu dokumentieren.

Dieser frühzeitige Change-Prozess bietet Ihnen unschlagbare Vorteile:

Sofortige Verbesserungen: Sie arbeiten ab sofort mit einem besseren, effizienteren Prozess, befinden sich aber noch in Ihrem vertrauten Altsystem.

Gesteigerte Produktivität: Durch die optimierten Abläufe kann die Produktivität des Unternehmens schon vor dem Softwarewechsel gesteigert werden.

Sanftes Change Management: Die Mitarbeiter gewöhnen sich bereits an die neuen organisatorischen Abläufe, bevor der nächste große Schritt – die neue Software – kommt.

Kosteneinsparungen beim Systemhaus: Sie haben durch die Vorarbeit bereits eine exzellente Dokumentation für das spätere Systemhaus (ERP-Anbieter) geschaffen. Das reduziert die Beratungs- und Implementierungskosten erheblich.

Mehr Fokus im Projekt: Die Mitarbeiter können sich bei der ERP-Einführung voll auf die neue Software fokussieren. Die prozessualen Anpassungen sind dann nur noch marginal im Vergleich zum bereits geleisteten Change.

Betriebsblindheit vermeiden: Der Wert des externen Blicks

Da die eigenen Abläufe im Haus zur Routine geworden sind, hilft ein externer Blick durch eine neutrale Person oft enorm. Denn eines ist sicher: Wenn ein bestehender Prozess für einen Externen zu kompliziert erscheint, werden auch neue Mitarbeiter damit erhebliche Probleme haben. Das führt unweigerlich zu längeren Einarbeitungszeiten, Frustration und einer höheren Fehlerquote.

Lassen Sie uns gemeinsam Klarheit schaffen!

Gerne helfe ich Ihnen als neutraler Experte dabei, Ihre Prozesslandschaft zu durchleuchten, blinde Flecken aufzudecken und ein Gesamtbild für Ihre erfolgreiche ERP-Einführung zu verschaffen.

Schauen Sie sich mein Leistungsverzeichnis an oder kontaktieren Sie mich direkt für ein erstes Gespräch bei MaBex Consulting.