Die Einführung eines neuen ERP-Systems, zum Beispiel SAP, Vario oder einer anderen Unternehmenssoftware, ist für viele Unternehmen ein komplexes Projekt. Neue Software allein sorgt jedoch noch nicht automatisch für bessere Prozesse. Entscheidend ist, dass die Anforderungen aus dem Tagesgeschäft richtig verstanden, sauber dokumentiert und in das neue System übertragen werden.

Genau hier übernehmen Key User eine zentrale Rolle. Sie sind Mitarbeitende des Unternehmens, die während einer ERP-Einführung als fachliche Ansprechpartner für ihren Bereich eingesetzt werden. Sie kennen die bestehenden Abläufe, verstehen die Probleme im Tagesgeschäft und helfen dabei, die Anforderungen zwischen Fachbereich, IT und ERP-Systemanbieter zu übersetzen.

Ein guter Key User bringt nicht nur Fachwissen mit. Er braucht auch Kommunikationsstärke, Systemverständnis, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, sich intensiv mit neuen Prozessen auseinanderzusetzen. Gerade bei SAP-Projekten oder größeren ERP-Einführungen kann die Rolle des Key Users entscheidend dafür sein, ob ein System später im Alltag funktioniert oder nur technisch eingeführt wurde.

Definition Key User:

Ein Key User ist ein zentraler Ansprechpartner innerhalb eines ERP-Projekts. Er vertritt seinen Fachbereich, bringt operative Anforderungen ein und prüft, ob die geplanten Abläufe im neuen ERP-System praxistauglich sind.

Je nach Unternehmensgröße gibt es einen oder mehrere Key User. In kleineren Unternehmen übernimmt eine Person häufig mehrere Prozessbereiche. In größeren Unternehmen werden meist mehrere Key User eingesetzt, zum Beispiel für Einkauf, Vertrieb, Lager, Produktion, Buchhaltung, Stammdaten oder Controlling.

Die wichtigste Aufgabe besteht darin, eine Verbindung zwischen den Anwendern, den Führungskräften, der internen IT und dem ERP-Systemanbieter herzustellen. Key User müssen erklären können, wie Prozesse heute funktionieren, welche Anforderungen künftig bestehen und wo Risiken bei der Systemeinführung liegen.

Besonders wichtig ist dabei ein prozessübergreifendes Verständnis. Eine Änderung im Einkauf kann Auswirkungen auf Lager, Vertrieb, Buchhaltung oder Stammdaten haben. Deshalb sollten Key User nicht nur den eigenen Arbeitsplatz betrachten, sondern die gesamte Prozesskette verstehen.

Voraussetzungen von Key User:

Die Auswahl geeigneter Key User sollte bewusst erfolgen. Nicht jeder erfahrene Mitarbeitende ist automatisch für diese Rolle geeignet. Neben fachlicher Kompetenz braucht es persönliche Eigenschaften, die im Projektverlauf stark an Bedeutung gewinnen.

Wichtig sind vor allem Durchsetzungsvermögen, gute Kommunikation und eigenständiges Arbeiten. Key User müssen Anforderungen aufnehmen, Rückfragen klären, Entscheidungen vorbereiten und Ergebnisse verständlich an Kolleginnen und Kollegen weitergeben.

Auch ein gutes Systemverständnis ist notwendig. Key User müssen keine Entwickler sein, sollten aber verstehen, wie ein ERP-System grundsätzlich arbeitet, warum saubere Stammdaten wichtig sind und welche Folgen fehlerhafte Prozesse für andere Fachbereiche haben können.

Zusätzlich braucht es Vertrauen und Akzeptanz im Unternehmen. Ein Key User steht häufig zwischen Geschäftsführung, Fachbereich, IT und Endanwendern. Er muss vermitteln, erklären und manchmal auch unbequeme Entscheidungen fachlich mittragen.

Ebenso wichtig ist die Bereitschaft zur Mehrarbeit. Eine ERP-Einführung läuft selten vollständig nebenbei. Wer als Key User eingesetzt wird, muss offen für Veränderung sein und Lust haben, sich intensiv mit neuen Abläufen und Funktionen zu beschäftigen.

Zeitaufwand:

Der Zeitaufwand für Key User wird in ERP-Projekten häufig unterschätzt. Zu Beginn wirkt die zusätzliche Belastung meist noch überschaubar. Es gibt erste Termine, Kick-off-Meetings, Schulungen und Abstimmungen zur Ist-Situation.

Mit zunehmendem Projektfortschritt steigt die Belastung jedoch deutlich. Besonders in der Testphase, kurz vor dem Go-Live und in den ersten Wochen nach der Einführung werden Key User stark eingebunden. Sie testen Prozesse, dokumentieren Fehler, stimmen Anpassungen ab, beantworten Rückfragen und bereiten Kolleginnen und Kollegen auf das neue ERP-System vor.

Wenn Unternehmen hierfür keine ausreichenden Freiräume schaffen, kann dies den Projekterfolg gefährden. Key User können ihre Rolle nicht sauber ausfüllen, wenn sie gleichzeitig unverändert im Tagesgeschäft ausgelastet sind. Anforderungen werden dann unvollständig beschrieben, Tests bleiben oberflächlich und Probleme werden oft zu spät erkannt.

Führungskräfte sollten deshalb frühzeitig einplanen, dass der Projektanteil mit steigendem Fortschritt zunimmt. Kurz vor dem Go-Live kann die Auslastung eines Key Users zeitweise sehr hoch sein. In dieser Phase muss das Tagesgeschäft teilweise neu verteilt oder priorisiert werden.

Aufgaben:

Die Aufgaben eines Key Users beginnen bereits vor oder spätestens mit dem Projektstart. Dazu gehören die Teilnahme am Kick-off, die Abstimmung der Projektstruktur und die Klärung, welche Prozesse, Daten und Fachbereiche betroffen sind.

Ein wichtiger Schritt ist die Aufnahme der Ist-Situation. Im Idealfall erfolgt diese Analyse bereits vor der eigentlichen ERP-Einführung. Dabei werden bestehende Abläufe dokumentiert, Schwachstellen erkannt und Anforderungen an das neue System abgeleitet.

Auch die Stammdatenoptimierung sollte frühzeitig beginnen. Saubere Artikel-, Kunden-, Lieferanten- und Prozessdaten sind eine wichtige Grundlage für jede ERP-Migration. Werden fehlerhafte Daten ungeprüft übernommen, entstehen viele Probleme erst nach dem Go-Live.

Ein weiterer Schwerpunkt ist der Aufbau geeigneter Testfälle. Dabei sollten nicht nur Standardprozesse geprüft werden. Auch Sonderfälle, Ausnahmen und seltene Vorgänge müssen getestet werden, da gerade diese im späteren Tagesgeschäft kritisch sein können.

Key User stimmen außerdem Zugänge und Berechtigungen ab, nehmen an Schulungen durch Berater oder Systemanbieter teil und starten anschließend mit den Testreihen. Die Ergebnisse werden dokumentiert, bewertet und mit IT, Fachbereichen und Beratern abgestimmt.

Vor dem Go-Live unterstützen Key User bei der Dokumentation neuer Abläufe und bei der Schulung der Mitarbeitenden. Nach dem Start des Systems übernehmen sie häufig den 1st-Level-Support, beantworten Fragen und begleiten die erste Optimierungsphase.

Herausforderungen:

Die Rolle des Key Users bringt neben Verantwortung auch deutliche Herausforderungen mit sich. Eine der größten Risiken ist die Überforderung. Key User stehen zwischen Tagesgeschäft, Projektarbeit, Kolleginnen und Kollegen, Führungskräften und externen Beratern.

Auch im Team kann es zu Missverständnissen kommen. Wenn Kolleginnen und Kollegen Aufgaben übernehmen müssen, weil der Key User stärker im ERP-Projekt eingebunden ist, sollte dies klar kommuniziert und organisatorisch abgesichert werden.

Zusätzlich können Interessenkonflikte entstehen. Die Geschäftsführung achtet häufig auf Effizienz, Standardisierung und Budget. Endanwender wünschen sich dagegen oft individuelle Funktionen, die den bisherigen Arbeitsalltag möglichst exakt abbilden. Der Key User muss hier vermitteln und bewerten, welche Anforderungen fachlich notwendig und wirtschaftlich sinnvoll sind.

Ein weiterer kritischer Punkt ist der Zeitdruck. Deadlines müssen eingehalten werden, damit das ERP-Projekt nicht ins Stocken gerät. Gleichzeitig kostet jede Sonderprogrammierung Geld und erhöht die Komplexität. Deshalb sollte der ERP-Standard nicht ohne klare Notwendigkeit verlassen werden.

Auch Diskussionen mit angrenzenden Fachbereichen gehören zur Rolle dazu. Viele Prozesse enden nicht an Abteilungsgrenzen. Deshalb müssen Key User Auswirkungen erklären, Entscheidungen abstimmen und gemeinsame Lösungen finden.

Ein Key User ist damit weit mehr als ein Tester. Er ist Prozesskenner, Vermittler, Multiplikator und wichtiger Erfolgsfaktor einer ERP-Einführung. Unternehmen, die diese Rolle frühzeitig definieren, ausreichend Zeit einplanen und die passenden Personen auswählen, schaffen eine solide Grundlage für ein erfolgreiches ERP-Projekt.